Adjointe administrative avec tâches comptables
TÂCHES ADMINISTRATIVES :
- Répondre au téléphone et accueillir les visiteurs
- Gérer la boîte courriel générale info et recueillir la poste
- Assister le département d’estimation pour l’obtention des documents administratifs requis pour le dépôt d’une soumission tels que cautionnements, assurances spécifiques, attestations de conformité, etc
- Effectuer une révision mathématique des soumissions avant leur dépôt
- Faire la gestion des envois par messagerie
- Assister la directrice des services administratifs et financiers dans la rédaction des contrats aux clients et en assurer la réception
- Ajouter les contacts d’un projet dans le système comptable
- Gestion des contacts outlook et effectuer les mises à jour
- Effectuer le suivi des assurances chantiers et leur renouvellement si requis avant leur échéance en collaboration avec la directrice des services administratifs et financiers
- Gestion des téléphones cellulaires
- S’assurer de l’approvisionnement des fournitures de bureau
- Imprimer les étiquettes des nouveaux projets
- Aide au classement du département comptable
- Participation à l’organisation d’évènements corporatifs
- Assister au comité de Santé Sécurité au travail et rédaction des minutes de réunion
- Compilation des rapports d’intervention de la SST internes et externes
- Effectuer toute tâche inhérente à la fonction et/ou à la demande du supérieur immédiat
- Assister l’équipe dans l’obtention des documents de fins de projets.
- Soutien aux différents départements
TÂCHES COMPTABLES :
- Recueillir les feuilles de temps hebdomadairement et en faire la compilation dans un fichier Excel
- Mise à jour du tableau de suivi de la formation continue des employés
- Comptabiliser les comptes de dépenses des employés dans le système comptable et en assurer leur approbation
- Comptabiliser les factures d’achat par carte de crédit et d’essence dans le système comptable
- Transférer et faire le suivi de ces achats auprès des chargés de projets pour approbation
- Effectuer le suivi des assurances responsabilités des sous-traitants et obtenir et enregistrer leur renouvellement dans le système comptable
- Effectuer le suivi des quittances requises à chaque paiement, les enregistrer dans le système comptable et les acheminer aux clients lorsque complet
PRÉ REQUIS
- Détenir un DEP ou DEC en comptabilité
- Minimum de 3 ans d’expérience similaire en construction
- Connaissance du logiciel comptable Maestro (un atout)
- Connaissance des logiciels Microsoft (Word, Excel, Outlook)
APTITUDES
- Maîtrise du français écrit
- Bon niveau d’anglais
- Excellente gestion des priorités
- Sens de l’organisation
- Rigueur
- Gestion du stress
- Autonomie et proactivité
- Sens de la communication
- Esprit d’équipe et de collaboration développé
